Dokumentenverwaltung im Dynamics 365 Portal

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Standort

USA

Branche

Finanzen

Unternehmensgröße

100+ Mitarbeiter

Implementierung

2019

Kundenanfrage

Eine weltweit bekannte Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft stand vor der Herausforderung der Automatisierung der Verwaltung von K-1 Steuerdokumenten für mehr als 5.000 Endbenutzer. Hauptziel war die Reduzierung des Zeitaufwands für das Sortieren und Verteilen der Steuerformulare an die Kunden und gleichzeitig die Verbesserung der Kommunikation zwischen den Kunden und dem Support-Team.

Vorbereitung

Das Team von UDS Systems hat die wichtigsten Aufgaben für die Umsetzung des Projekts identifiziert:

Anzeige von Dynamics 365-Formularen und -Gittern im Portal zur Anzeige und Bearbeitung von CRM-Daten.
Integrierte E-Mail-Benachrichtigungen über neue Dokumente und Nachrichten im Portal implementieren.
Durch E-Mail-Einladungen und persönliche Validierungscodes eine sichere Autorisierung/Registrierung ermöglichen.
Entwicklung eines unternehmensspezifischen Stils mit integrierten Anweisungen zur Führung der Benutzer durch das Portal.
Entwicklung eines Dynamics 365 Portals für das Dokumentenmanagement mit rollenbasierter Sicherheit für den Zugriff auf Daten und Dokumente auf mehreren Ebenen.
Autorisierten Benutzern werden eindeutige Steuerdokumente zur Verfügung gestellt und die Kommunikation zwischen Kunden und Support wird ermöglicht.
Automatisches Generieren der erforderlichen Datensätze für Konten, Kontakte und K-1-Dokumente in Dynamics 365 mithilfe eines externen Microsoft Azure PDF-Analysedienstes.

Realisierung

Ein Dynamics 365-Dokumentenmanagement-Portal mit allen erforderlichen Funktionen wurde von UDS Systems entwickelt. Die Zuweisung von eindeutigen Steuerdokumenten an autorisierte Benutzer und die Einrichtung der Kommunikation zwischen Kunden und Support sind Teil der Lösung. Zur Anzeige und Bearbeitung von CRM-Daten wurden Dynamics 365-Formulare und Grids im Portal angezeigt. Das Team nutzte einen externen Microsoft Azure-Dienst für das PDF-Parsing, wodurch der Zeitaufwand für das Sortieren und Versenden von Dokumenten, die Erhöhung der Arbeitsgeschwindigkeit und die Verringerung der Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert wurden.

Um die Benutzer über neue Dokumente und Nachrichten aus dem Portal zu informieren, wurden integrierte E-Mail-Benachrichtigungen implementiert. Durch E-Mail-Einladungen und persönliche Validierungscodes (PIN, SSN und Postleitzahl) wurde eine sichere Autorisierung/Registrierung ermöglicht. Um die Benutzer durch das Portal zu führen, wurde ein unternehmensspezifischer Stil mit integrierten Anweisungen entwickelt. Für den mehrstufigen Zugriff auf Daten und Dokumente verfügte das Portal über eine Rollenhierarchie.

Visualisierung

Navigation zum Document Parsing Service in Dynamics 365

Was der Kunde erhalten hat

Zusammenfassung

Der Kunde hat sich Anfang des Jahres 2019 mit uns in Verbindung gesetzt. Bis zum Sommer nutzten 5.000 Endbenutzer, darunter Vertreter des Unternehmens, Manager und Buchhalter, das K-1 Dokumentenmanagement-Portal. Durch die Einführung einer einheitlichen Ablage für alle Kunden der Firma ging nichts mehr verloren, alles war an einer Stelle und der Zugriff war jederzeit und von jedem Ort möglich. Alle Vorgänge werden nun im Portal im Konto des Kunden durchgeführt, so dass keine E-Mails oder Erinnerungen mehr verloren gehen. Dank der PDF-Analysefunktion konnte der Zeitaufwand für das Sortieren und Versenden von Dokumenten erheblich reduziert werden. Dadurch wurde die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert.